En steg-för-steg lista kan vara en livräddare, och i många fall ett absolut måste om man leder ett projekt.
De flesta av oss har nog, vid en gång eller annan, skrivit en lista. Ta en inköpslista som exempel:
- Bröd
- Mjölk
- Ägg
- Kaffe
- Apelsinjuice
- …
En steg-för-steg lista är inte helt annorlunda, och är oftast numrerad:
- Stig upp på morgonen.
- Slå på kaffebryggaren.
- Klä på dig.
- Ät frukost.
- Borsta tänder.
- Gå till jobbet.
Här utförs punkterna i ordning. Det är, i vissa fall, möjligt att kunna ändra ordningen på vissa saker. I exemplet ovan kanske man byter plats på punkterna 3 och 4. Det ställer inte till så många problem. Att byta plats på 1 och 6 skulle däremot leda till vissa problem.
Den som får en steg-för-steg lista till sig gör bäst i att följa den uppifrån och ner, för projektledaren eller den som skapat listan har haft en tanke med att momenten sker i en viss specifik ordning.
Beroenden
I en steg-för-steg lista kan också underuppgifter och/eller beroenden (eng: dependencies) läggas in:
- Stig upp på morgonen
- Sätt dig upp i sängen
- Sätt ner fötterna på golvet
- Gå till köket
- Slå på kaffebryggaren
- Säkerställ att kaffebryggaren är förfylld med vatten
- Säkerställ att kaffebryggaren är förfylld med korrekt mängd kaffepulver
- Klä på dig
- Välj kläder lämpliga för dagens väder/temperatur
- Välj kläder lämpliga för dagens arbetsuppgifter
- Ät frukost
- Duka av och ställ i diskmaskinen
- …
Här bryts en uppgift ner och inkluderar underuppgifter. Underuppgifterna kan vara, men behöver inte vara, beroenden. Ta punkten 1 som exempel. För att kunna stiga upp måste vi sätta oss upp i sängen först innan vi kan sätta ner fötterna på golvet och slutligen går ut till köket.
Jag vet, det är en superlöjlig jämförelse – men det är något som alla kan relatera till, oavsett vilken bransch man jobbar i/med. Tänk igenom momentet; kan du ligga kvar i sänen och sätta ner fötterna på golvet innan du sätter dig upp?
På detta sätt kan du enkelt skapa punkter och arbetsuppgifter till din projektgrupp och delegera uppgifter.
Verktyg
Det finns naturligtvis en uppsjö olika verktyg för att skapa listor eller kunna hantera projekt och delegera uppgifter.
Microsoft Planner ingår i de flesta licenser för Office-paketet.
I vyn Tavlor får du ett kanban-verktyg där du kan dra uppgifter mellan olika Buckets (kolumner).
I vyn över Diagram får du enkelt en snabb översikt av hur ditt projekt framskrider.
Självklart kan alla uppgifter delegeras/delas ut till kollegor/en projektgrupp, de kan tilldelas start- och sluttider, få en prioritet, taggas – och mycket, mycket mer.
Sammanfattning om steg-för-steg listor
Min personliga åsikt är att du som exempelvis är projektledare bör respektera den som uttryckligen ber om en steg-för-steg lista. Det är en person som inte bara vill göra sitt arbete, de vill göra det i rätt ordning för att det ska fungera som smidigast för alla andra som också ingår i projektet.
Du som får en steg-för-steg lista bör respektera den som skrivit den. Listan kan, ur din synvinkel, te sig vara torftig eller rent av fullkomligt korkad. Men du bör då fråga dig om du har hela bilden av projektet? Sitter du på all information? Eftersom du är den som får en steg-för-steg lista så är det ganska säkert att anta att du inte gör det.
Använd steg-för-steg lista för att göra livet enklare och samarbetet med kollegor i projekt mycket smidigare!
Lycka till!
